営業マン必見！AIで提案書作成・メール作成を半分の時間にする方法

※当記事はプロモーションを含みます。

はじめに

「今日も提案書作りで定時を過ぎてしまった」「お客様への御礼メール、返信メール、フォローアップメール…気づけば1日の大半をメール対応に使っている」。営業職であれば、こうした悩みに心当たりがあるのではないでしょうか。

本来、営業の時間は商談や顧客とのコミュニケーションに使うべきものです。しかし実際には、提案書のたたき台作りや定型的なメール作成といった「手を動かすだけの作業」に多くの時間を奪われているのが実情です。AIをうまく取り入れれば、こうした作業時間を大幅に圧縮し、本来の営業活動に時間を使えるようになります。この記事では、営業職がAIで提案書作成・メール作成を効率化する具体的な方法を紹介します。

なぜ営業の「提案書・メール作成」はAIと相性がいいのか

提案書やビジネスメールには、ある程度決まった型があります。結論→理由→具体例→提案内容といった構成や、宛先に応じた丁寧な言い回しは、AIが得意とする領域です。ゼロから文章を組み立てる時間を、AIに「たたき台」を作らせてから人間が仕上げる形に変えるだけで、作業時間は大きく短縮できます。

営業職におすすめのAI活用法

以下ではそのまま使えるプロンプト例も紹介しますが、実際に使う際は1点だけ注意してください。顧客名・連絡先・契約金額・社外秘の商談内容といった個人情報や機密情報は、プロンプトにそのまま入力しないようにしましょう。 特に無料版のAIサービスでは、入力した内容が学習などに利用される可能性があります。「A社」「ご担当者様」のように仮名・抽象化した表現に置き換えてから入力すると安心です。

どのAIサービスを使えばいい？

この後紹介するプロンプトは、特定のツール専用というわけではなく、ChatGPT(OpenAI)・Claude(Anthropic)・Gemini(Google)といった主要なAIチャットサービスであれば、基本的にそのままコピペして使えます。まずは普段お使いのサービスで試してみるのがおすすめです。

複数のAIサービスをその都度使い分けるのが面倒、あるいは会社としてセキュリティ管理された環境でAIを使いたいという場合は、Doraverseのように複数のAIモデルを1つのプラットフォームにまとめて使えるツールを選ぶと、サービスを行き来する手間や管理の手間を省けます。(詳細は後述します)

1. 提案書のたたき台をAIに作らせる

商品・サービスの特徴、顧客の課題、提案したい内容を箇条書きでAIに渡すだけで、構成の整った提案書のたたき台を作成できます。ゼロから構成を考える時間が不要になり、内容のブラッシュアップに集中できます。

実行プロンプト例

あなたは提案書作成の経験豊富な営業コンサルタントです。
以下の情報をもとに、提案書のたたき台を作成してください。

【出力形式】
現状課題→提案内容→導入メリット→費用感→次のアクション、の順で構成してください。

【顧客の課題】
(ここに顧客が抱えている課題を書く)

【提案したい商品・サービス】
(ここに提案内容の要点を書く)

2. 御礼メール・フォローアップメールの自動化

商談後の御礼メール、資料送付の案内、フォローアップメールなど、営業には定型的だが欠かせないメール業務が数多くあります。相手の名前や商談内容などの要点を伝えるだけで、丁寧なメール文面をAIに作成させることができ、返信対応のスピードが格段に上がります。

実行プロンプト例

あなたはビジネスマナーに精通した営業担当者です。
以下の【商談内容】をもとに、お客様への御礼メールを作成してください。

【トーン】：丁寧で誠実、ただし堅苦しすぎない
【出力形式】：件名・宛名・本文・署名を含むメール全文

【商談内容】
(ここに商談で話した内容の要点を書く)

3. 提案内容のブラッシュアップに「壁打ち相手」として使う

作成した提案書やメールの文面を見直す際、AIに「この提案の弱点はどこか」「もっと響く言い回しはないか」といった観点でフィードバックをもらうことができます。一人で抱え込みがちな提案内容の見直しを、客観的な視点で行えるようになります。

実行プロンプト例

あなたは経験豊富な営業マネージャーです。
以下の提案文について、「弱点」「競合と比較した際に見劣りする部分」
「改善案」の3つの観点から鋭くフィードバックしてください。

【提案文】
(ここにブラッシュアップしたい提案書やメールの文面を貼り付ける)

4. メール・提案書だけでなく、オフィス業務全体をAIでまとめて効率化する

提案書やメール作成だけでなく、議事録の整理やタスク管理、資料の要約など、営業を取り巻くオフィス業務全体をAIで効率化したいという場合には、複数のAI機能を1つのプラットフォームにまとめたSaaS型のツールを活用するのも有効な選択肢です。

Doraverseは、ChatGPT・Claude・Geminiなど15以上の主要AIモデルを1つのプラットフォームに統合した、法人向けオールインワンAIワークスペースです。AIチャットによる提案書・メールの文面作成はもちろん、商談の議事録作成、資料の要約、AIエージェントによる定型業務の自動化まで、営業を支える業務を幅広くカバーしています。セキュリティやガバナンス機能も備えているため、個人だけでなくチーム・部署単位での導入にも向いています。